Accordo sul trattamento dei dati personali

Accordo tra il Cliente, titolare del trattamento, e Finance Partners S.r.l., responsabile del trattamento. Forma parte integrante del Contratto unitamente al Modulo d’Ordine, alle Condizioni Generali di Servizio e alle altre Appendici. È pubblicata sul Sito all’indirizzo www.financepartners.ai/fp-trattamento-dati-clienti, nella versione richiamata nel Modulo d’Ordine.

Versione 1.0 del 25/10/2026.

Art. 1. Oggetto e ruoli

1.1 La presente Appendice C disciplina il trattamento dei dati personali contenuti nei Dati del Cliente, che la Società esegue per conto del Cliente nell’esecuzione del Contratto, secondo il Regolamento (UE) 2016/679 (il Regolamento) e la normativa nazionale sulla protezione dei dati personali.

1.2 Il Cliente è titolare del trattamento. La Società è responsabile del trattamento e tratta i dati personali solo per l’esecuzione del Contratto e secondo le istruzioni documentate del Cliente, costituite dal Contratto e dalla presente Appendice C.

1.3 Il trattamento dura quanto il Contratto, salvo quanto previsto dall’articolo 9 sulla restituzione e cancellazione. La nomina non dà diritto a compensi ulteriori rispetto ai corrispettivi del Contratto.

Art. 2. Dettagli del trattamento

Art. 3. Obblighi del Cliente

3.1 Il Cliente garantisce che i dati personali conferiti sono trattati lecitamente, che dispone di una base giuridica per il loro conferimento alla Società e che ha informato gli interessati. Le istruzioni impartite dal Cliente sono conformi alla normativa applicabile.

Art. 4. Obblighi della Società

4.1 La Società: (a) tratta i dati personali solo su istruzione documentata del Cliente e lo informa se ritiene che un’istruzione violi la normativa applicabile; (b) autorizza al trattamento solo persone vincolate alla riservatezza e formate; (c) adotta le misure di sicurezza dell’articolo 8; (d) assiste il Cliente, nei limiti delle informazioni disponibili, nel riscontro alle richieste degli interessati, nelle valutazioni d’impatto e nelle consultazioni dell’autorità di controllo; (e) tiene il registro dei trattamenti svolti per conto del Cliente.

4.2 Le richieste degli interessati ricevute direttamente dalla Società sono inoltrate al Cliente entro 5 (cinque) Giorni Lavorativi.

4.3 Se la Società utilizza persone con funzioni di amministratore di sistema sui sistemi che trattano i Dati del Cliente, ne cura l’individuazione e la registrazione degli accessi secondo la normativa applicabile.

Art. 5. Violazioni di dati personali

5.1 La Società comunica al Cliente ogni violazione di dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 (quarantotto) ore dalla scoperta, indicando la natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte. La Società collabora con il Cliente per le notifiche e le comunicazioni dovute.

Art. 6. Sub-responsabili

6.1 Il Cliente autorizza in via generale la Società ad avvalersi dei sub-responsabili indicati nell’articolo 10. La Società impone loro obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli della presente Appendice C e resta responsabile del loro operato.

6.2 La Società comunica al Cliente l’aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso, per posta elettronica e con l’aggiornamento dell’elenco pubblicato sul Sito. Il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati entro 15 (quindici) giorni; se le Parti non trovano una soluzione, il Cliente può recedere dal Contratto senza penali con effetto dalla data di sostituzione.

Art. 7. Trasferimenti verso Paesi terzi

7.1 La Società non trasferisce i dati personali fuori dall’Unione Europea, salvo verso Paesi o destinatari per i quali sussistano le garanzie richieste dal Regolamento, indicate per ciascun sub-responsabile nell’articolo 10.

Art. 8. Misure di sicurezza

8.1 La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

(a) segregazione logica dei dati di ciascun cliente nella Piattaforma;

(b) accesso ai sistemi della Società con credenziali personali, profili autorizzativi per ruolo e autenticazione a più fattori;

(c) accesso ai sistemi del Cliente in sola lettura;

(d) cifratura dei dati in transito e a riposo;

(e) registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti;

(f) copie di sicurezza secondo l’Appendice B;

(g) divieto per il personale e i Partner CFO di conservare i Dati del Cliente fuori dagli strumenti autorizzati dalla Società;

(h) esclusione dell’utilizzo dei Dati del Cliente per l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale di terzi.

Art. 9. Audit, restituzione e cancellazione

9.1 La Società mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto della presente Appendice C. Il Cliente può svolgere un audit, direttamente o tramite un revisore vincolato alla riservatezza, non più di una volta l’anno salvo violazione accertata, con preavviso di 30 (trenta) giorni, nell’orario di servizio e a proprie spese.

9.2 Alla cessazione del Contratto la Società restituisce e cancella i dati personali secondo il comma 15.3 delle Condizioni Generali, salvo gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, e conferma per iscritto la cancellazione su richiesta del Cliente.

Art. 10. Elenco dei sub-responsabili

La Società aggiorna l’elenco secondo il comma 6.2 e lo pubblica sul Sito. I Professionisti Partner incaricati direttamente dal Cliente secondo il comma 5.13 delle Condizioni Generali non sono sub-responsabili della Società: il Cliente regola con loro il trattamento dei dati.

I termini con iniziale maiuscola hanno il significato indicato nelle Condizioni Generali di Servizio.